エクセルでセルにカーソルを合わせた際にコメント(補足メッセージ)を表示する方法2選

エクセルを用いて報告書等の帳票や集計用資料を作成する際に、入力者への入力のしやすさや記載内容ミスを防止する目的で、入力内容に対するコメントや補足メッセージ、入力例などを表示したい事があります。

例えばよく使われる方法として、次のように入力項目の隣に補足用の項目を用意しておき、合わせて表示させるというものがあります。

Excelのセルに備考欄を表示して表現する例

しかしこの方法だと、

  • 補足用の項目がユーザによって消されてしまう可能性がある。(シートの保護をして補足用の項目は編集不可にしておく必要がある)
  • 補足用の項目に記載する内容が長くなると、帳票のレイアウトの見栄えが悪くなる。
  • 補足用の項目も印刷されてしまう。

というマイナスの部分もあり、備考欄に対しての考慮が必要になる事もあります。

そこで今回は、備考欄を用意することなく、セルへの設定により補足用のコメントを表示させる2つの方法をご紹介します。

この方法を活用することで、

実現できる事
  • 補足コメントを表示するのは必要な時だけ
  • 印刷時に補足コメントは印刷されない
  • 帳票のレイアウトの見た目をすっきりできる(必要な項目のみにする)

という事を実現することができます。

セルのコメントを活用した補足メッセージの表示

1つ目の方法が、セルのコメント機能を利用するというものです。

Excelのセルコメントとはこのようなもの

セルコメントの設定方法

まず、コメントを表示したいセルを選択します。

Excelの対象セルにカーソルを合わせる

次に、セルを右クリックして「コメントを挿入」を選択します。

Excelの対象セルを右クリックしてコメントの挿入をクリック

するとコメントの枠が表示されますので、ここに表示したいメッセージを入力します。

Excelの対象セルへのコメント設定

入力後にコメント枠からカーソルを外して設定完了です。セルの右上に赤三角のマークがつきます。これにより、このセルにコメントが設定されている、という事が見た目にもわかるようになります。

Excelの対象セルへのコメント設定後のセル右上の表示

コメントを編集したい場合は、セルを右クリック→「コメントの編集(E)」から行えます。

Excelの対象セルへのコメント編集方法

コメントの編集ではコメント枠の大きさ、文字の大きさ・太さ・斜体・下線の設定をできますので、必要に応じて調整すると良いでしょう。(文字色の設定はできません)

Excelの対象セルへのコメントの装飾例
セルコメントの補足

セルを範囲選択した状態で同様のコメント設定を行っても、コメントが設定されるのは範囲選択した一番上のセルのみとなります。

他のセルにも同じコメントを設定したい場合は、

  1. コメントを設定したセルをコピー
  2. 貼り付けたいセルを選択し(範囲選択もOK)、貼り付け

という操作を行えば可能です。

セルコメントの表示・非表示設定

セルに設定したコメントは通常非表示となっており、マウスカーソルを合わせることでポップアップでコメントが表示されます。

しかし内容によっては常にコメントを表示しておきたい場合もあるかと思います。

そのような場合、対象のセルを右クリック→「コメントの表示/非表示(o)」を選択すれば、常にコメントが表示されるようになります。

Excelのセルコメントを常に表示する方法
セルコメントを常に表示とした場合の補足

コメント枠をクリックしてドラッグ&ドロップすれば、コメントを表示させる位置を調整する事ができます。

逆に、常に表示にしていたけれど必要な時のみ表示させるように戻したいというような場合、セルを右クリック→「コメントを表示しない(H)」をクリックすれば、デフォルトの設定に戻ります。

Excelのセルコメントを非表示にする方法

セルコメントの利点

セルコメントを活用することで、

  • コメント設定のあるセルにマウスカーソルを合わせればその内容を確認できる(セルにフォーカスをしなくてもよい)
  • コメントは印刷時に表示させない
  • コメントの常に表示・非表示を選択できる

という事を実現する事ができます。

データの入力規則を活用した補足メッセージの表示

セルコメントを活用して備考用のメッセージを表示させるというのはわりと一般的ですが、もう一つの方法としてデータの入力規則を使用するという方法があります。

データの入力規則といえば、

  • リスト表示形式して選択肢から選ばせる
  • 数値のみ入力させる
  • 日付のみ入力させる
  • 入力する文字の長さを指定する
  • 日本語入力をコントロールする(IME設定で半角のみ等の制御)

という事をしたい場合に利用するのがメインですが、このような制御をせずに単にメッセージのみ表示させるといった使い方も可能です。

データの入力規則を用いたメッセージ表示の設定方法

まず、コメントを表示したいセルを選択します。

Excelの対象セルにカーソルを合わせる

次にリボンから「データ」→「データの入力規則」をクリックします。

Excelの対象セルにツールバーからデータの入力規則を設定

データの入力規則のダイアログが表示されますので、「入力時メッセージ」タブをクリック後、タイトルとメッセージを入力します。

データの入力規則の入力時メッセージの表示設定ダイアログ

メッセージを設定後にOKを押すと、セルを選択した際にポップアップでメッセージが表示されるようになります。タイトルは太字、メッセージは通常の太さで表示されます。

Excelの対象セルにデータの入力規則でポップアップメッセージを設定した後の表示例

入力時メッセージの補足
  • 「セルの選択時にメッセージを表示する」をチェックありにしておくと、セルをクリックした際(フォーカスが当たっている際)にメッセージが表示されます。
  • タイトルとメッセージに色を付けたり文字の大きさを変えたりすることはできません。

メッセージ表示を止めたい場合は、先ほどと同様の処理でデータの入力規則のダイアログを開き、タイトルとメッセージに設定した文字を消せばOKです。

この例では1つのセルに対してメッセージの設定を行いましたが、複数のセルを選択した状態で同様の処理を行えば、一括でメッセージを設定する事ができます。この点はセルコメントの設定時とは違う部分です。

データの入力規則を用いたメッセージ表示の利点

データの入力規則を用いる事で、

  • セルを選択した際にのみメッセージを表示させる
  • メッセージ表示+入力規則による入力内容の制御が可能

といった事を実現する事ができます。

まとめ

入力補助用のコメントを表示させる「セルコメント」を利用した方法と、「データの入力規則」を利用した方法をご紹介しました。

どちらも必要な場合にのみコメントを表示させる事が出来ますので、Excelで何か書類や入力フォーマットを作るような際は活用してみてください。

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