サイボウズ社のkintoneは、現場主導で業務改善を進められる強力なツールですが、その多機能性と自由度の高さゆえに、管理・運用を担当される皆様には日々多くの業務が発生していることと思います。
「ユーザーからの問い合わせ対応に追われる」
「アプリの作成や修正依頼が溜まっていく」
「もっと全社的に活用を広げたいが、手が回らない」
このような悩みをお持ちのkintone管理者は少なくないでしょう。kintoneの価値を最大限に引き出すためには、日々の運用負荷を適切にコントロールしつつ、戦略的に活用を促進していく視点が不可欠です。
この記事では、kintone管理者の皆様が直面する「運用負荷の軽減」と「社内活用の促進」という二つの重要な課題に対し、具体的な解決策と実践的なテクニックを詳しく解説します。日々の運用を効率化する「守り」のテクニックから、ユーザーの自走化を促し利用を拡大する「攻め」の施策まで、明日からすぐに取り組めるヒントが満載です。この記事を通じて、kintone管理業務の負担を減らし、より戦略的な活動に時間を使えるようになるための一助となれば幸いです。
まずは現状把握から：運用負荷のボトルネックを特定する
kintoneの運用負荷を効果的に軽減するためには、まず「何にどれだけ時間がかかっているのか」を正確に把握することがスタート地点です。感覚的に「忙しい」と感じるだけでなく、具体的なボトルネックを特定することで、的確な対策を講じることが可能になります。
どのような業務に時間がかかっているか？
kintone管理者の業務は多岐にわたりますが、特に時間や手間がかかりがちな業務を洗い出してみましょう。以下のような項目が考えられます。
- ユーザーからの問い合わせ対応: 操作方法、仕様確認、エラー対処、アプリ作成依頼など。
- アプリの作成・修正: 新規アプリ開発、既存アプリの改修、プロセス管理やアクセス権の設定変更など。
- ユーザー・組織・アクセス権の管理: 従業員の入退社や異動に伴うアカウント管理、組織変更への対応、アプリやスペースごとのアクセス権設定・見直し。
- プラグインや連携サービスの導入・管理: 要件に合うプラグインの調査・選定、導入テスト、アップデート対応、ライセンス管理。
- kintone環境全体の管理: アップデート情報のキャッチアップと影響確認、定期的な棚卸し（アプリ、スペース、ゲストスペースなど）、セキュリティ設定の確認・見直し。
- 活用促進活動: 社内勉強会の企画・実施、マニュアル作成・更新、活用事例の収集・共有。
これらの業務のうち、特に自身の負担となっているものはどれか、客観的にリストアップしてみましょう。
負荷を可視化・分類する方法
感覚だけに頼らず、データを基に負荷を可視化することが重要です。
- 工数記録: 簡単なもので構わないので、どのような業務にどれくらいの時間を費やしたかを記録してみましょう。1週間や1ヶ月など、期間を決めて実施することで、時間配分の傾向が見えてきます。kintone自身で工数管理アプリを作成するのも有効です。
- 問い合わせ内容の分析: ユーザーからの問い合わせ内容を記録し、分類・集計します。「特定の機能に関する質問が多い」「似たようなアプリ作成依頼が頻繁に来る」といった傾向が分かれば、FAQの整備やアプリテンプレートの作成といった対策につながります。問い合わせ管理もkintoneアプリで行うと、集計や分析が容易になります。
記録・分析した結果をもとに、各業務を「頻度」と「所要時間」のマトリクスで整理すると、優先的に改善すべき業務（頻度も所要時間も多い業務）が明確になります。
定型業務と非定型業務の切り分け
洗い出した業務を、「定型業務」と「非定型業務」に切り分けることも有効です。
- 定型業務: 手順が決まっている、繰り返し発生する業務（例：ユーザーアカウント発行、定期的なアクセス権見直し）。これらは、マニュアル化、テンプレート化、自動化（プラグインやAPI連携など）によって効率化しやすい領域です。
- 非定型業務: 都度判断が必要な、状況に応じて対応が変わる業務（例：複雑なアプリ開発の相談、高度なトラブルシューティング、新規プラグインの評価）。これらは、管理者の専門知識や判断が求められるため完全な自動化は難しいですが、ナレッジ共有や判断基準の明確化によって、対応時間を短縮したり、他の担当者でも対応できるようにしたりすることは可能です。
ボトルネックとなっている業務が定型業務なのか非定型業務なのかによって、打つべき施策が変わってきます。現状を正確に把握し、課題を特定することが、効果的な運用改善の第一歩です。
「守り」の運用効率化：日々の負荷を軽減するテクニック
運用負荷のボトルネックが特定できたら、次は具体的な効率化策を実行に移します。ここでは、日々の運用業務を効率化し、管理者の負担を軽減するための「守り」のテクニックを紹介します。
アプリ作成・管理の効率化
アプリの作成依頼や修正依頼は、管理者の負荷となりやすい業務の一つです。以下の方法で効率化を図りましょう。
- アプリテンプレートの活用: よく作成するアプリの構成（フィールド設定、一覧、グラフ、プロセス管理、アクセス権など）をテンプレートとして保存しておけば、類似のアプリ作成依頼があった際に、ゼロから作る手間を大幅に削減できます。部門共通で使うような申請書アプリなどは、テンプレート化の有力候補です。
- 命名規則の標準化: アプリ名、フィールド名、一覧名、グラフ名などに一貫した命名規則を設けることで、管理者がアプリの内容を把握しやすくなり、メンテナンス性が向上します。ユーザーにとっても、どのアプリやフィールドが何を示しているのか分かりやすくなるというメリットがあります。「【部署名】目的_アプリ名」のようなルールを決めておくと良いでしょう。
- 定期的なアプリ棚卸し: 長期間使われていないアプリや、テスト目的で作成されたアプリが放置されていると、管理対象が増え、環境が複雑化します。年に1〜2回程度、全アプリをリストアップし、利用状況を確認して不要なアプリを整理（アーカイブまたは削除）する「棚卸し」を実施しましょう。アプリ管理画面の一覧出力機能や、関連プラグインを活用すると効率的です。
- アプリ説明欄の活用: アプリの設定画面にある「アプリの説明」欄には、アプリの目的、使い方、管理部署、更新履歴などを記載しておきましょう。ユーザーがアプリを開いた際に基本的な情報を確認でき、管理者への問い合わせ削減につながります。
ユーザー・組織・アクセス権管理の最適化
従業員の増減や組織変更に伴う管理業務も、効率化のポイントです。
- 定期的な見直しサイクルの設定: 人事異動や組織変更は定期的に発生します。年に数回、あるいは特定の時期（例：年度末、半期末）に、ユーザー情報、組織情報、各アプリやスペースのアクセス権設定をまとめて見直すタイミングを設けましょう。場当たり的な対応を減らし、計画的に作業を進められます。
- グループ（ロール）の活用: アクセス権設定において、ユーザー個人ではなく、部署や役職に基づいた「グループ」や「ロール」に対して権限を付与することを基本とします。これにより、異動や役職変更があった際に、個々のユーザー設定を変更するのではなく、所属グループを変更するだけで済むようになり、管理工数が大幅に削減されます。サイボウズ OfficeやGaroonを利用している場合は、組織情報をkintoneと同期させることも有効です。
- ゲストユーザー管理の徹底: ゲストスペースを利用している場合、ゲストユーザーアカウントの棚卸しも重要です。プロジェクト終了後もアカウントが放置されていないか、アクセス権が適切かなどを定期的に確認し、不要なアカウントは停止・削除しましょう。
問い合わせ対応の効率化
ユーザーからの問い合わせ対応は、管理者の時間を大きく奪う要因の一つです。以下の方法で、問い合わせ自体を減らし、対応時間を短縮しましょう。
- FAQ（よくある質問）の整備と周知: 頻繁に寄せられる質問とその回答をまとめたFAQページを作成し、kintoneポータルなど目につきやすい場所に設置します。ユーザーが自己解決できる環境を整えることが、問い合わせ削減の最も効果的な方法です。FAQアプリをkintoneで作成し、検索しやすくしておくのも良いでしょう。
- チャットボットの活用検討: 定型的な質問に対しては、チャットボットによる自動応答を導入することも有効な手段です。簡単な操作方法の案内や、FAQへの誘導などを自動化できます。連携サービスやプラグインが存在します。
- マニュアルの充実と更新: 基本的な操作マニュアルや、社内独自の運用ルールをまとめたマニュアルを作成・整備します。アプリ作成時や機能追加時には、関連するマニュアルも更新する習慣をつけましょう。動画マニュアルなども分かりやすく効果的です。マニュアルの保管場所もkintoneのポータルや関連スペースに集約すると良いでしょう。
- 問い合わせ窓口の一本化とテンプレート化: 問い合わせ窓口を明確にし、問い合わせフォーム（kintoneアプリで作成可能）を用意して、必要な情報（利用アプリ名、発生状況、エラーメッセージなど）をユーザーに入力してもらうようにします。これにより、状況把握の手間が省け、スムーズな対応が可能になります。
ガバナンス強化による統制
自由度の高さがkintoneの魅力ですが、無秩序なアプリ作成やプラグイン導入は、管理負荷の増大やセキュリティリスクにつながる可能性があります。適切なガバナンスを効かせることが重要です。
- アプリ作成権限の見直し: 全ユーザーにアプリ作成権限を付与するのではなく、部門の代表者や一定の研修を受けたユーザーに限定するなど、権限範囲を見直しましょう。これにより、類似アプリの乱立や、管理者の意図しないアプリが作成されるのを防ぎます。
- プラグイン・連携サービスの導入ルールの明確化: プラグインや外部連携サービスの導入は、セキュリティや運用への影響を考慮する必要があります。導入申請プロセスや評価基準、利用可能なプラグインのホワイトリストなどを定め、管理者がコントロールできる体制を構築します。
- デザインガイドラインの策定（推奨）: アプリの見た目や操作感をある程度統一するための簡単なガイドライン（例：ボタンの配置、色の使い方、フィールドの並び順など）を作成しておくと、ユーザーが新しいアプリに触れる際の学習コストを下げ、全体としての使いやすさが向上します。必須ではありませんが、活用が進んできた段階で検討する価値があります。
これらの「守り」のテクニックを着実に実行することで、日々の運用負荷を軽減し、管理者がより戦略的な「攻め」の活動に注力できる時間を生み出すことができます。
「攻め」の活用促進：ユーザーの自走化と利用拡大を支援する
運用負荷の軽減（守り）と並行して、kintoneの社内活用を促進する「攻め」の施策も重要です。管理者が全てのアプリ開発や改善を担うのではなく、ユーザー自身がkintoneを使いこなし、業務改善を進められるように支援することで、kintoneの導入効果は飛躍的に高まります。
ポータル活用による情報集約とコミュニケーション活性化
kintoneのポータル（トップページ）は、全ユーザーが最初に目にする場所であり、情報共有とコミュニケーションのハブとして非常に有効です。
- お知らせ機能の活用: システムメンテナンス情報、アップデート情報、新しいプラグインの導入、社内勉強会の告知など、全ユーザーに伝えたい重要情報をポータルのお知らせ欄（またはスレッド）で発信します。
- よく使うアプリへの導線設置: 全社共通で利用頻度の高いアプリや、各部門の主要アプリへのリンクをポータルに分かりやすく配置することで、ユーザーは目的のアプリに素早くアクセスできます。
- マニュアルやFAQへのリンク: 操作マニュアル、社内ルール、FAQページへのリンクを設置し、ユーザーが困ったときに自己解決できる情報へ容易にアクセスできるようにします。
- 活用事例の紹介スペース: ポータルの一部を使って、社内で生まれたkintoneの活用事例や改善効果を紹介するコーナーを設けることも有効です。他のユーザーの参考になり、新たな活用アイデアの創出につながります。
ポータルを戦略的にデザインし、常に最新の情報が掲載されている状態を保つことで、ユーザーの利便性を高め、kintoneへの関心を維持することができます。
効果的な通知設定による「気づき」の提供
kintoneの通知機能は、ユーザーに必要な情報を適切なタイミングで届け、「気づき」を与える強力なツールです。管理者は、効果的な通知設定をユーザーに啓蒙したり、アプリ設計の際に考慮したりすることが重要です。
- 「自分宛」通知の活用啓蒙: レコードの担当者になった時、コメントでメンションされた時など、「自分宛」通知が飛ぶ条件をユーザーに理解してもらい、対応漏れを防ぐように促します。
- アプリ更新通知の設定: 特定のアプリでレコードが追加・編集された際に通知を送る設定です。関係者全員が常に最新情報を把握する必要がある場合に有効ですが、通知が過多にならないよう、対象者や条件を適切に設定する必要があります。
- リマインダー通知の活用: 期日が近づいているタスクや、対応が必要な申請などを、指定した条件（例：期日の3日前）で担当者に通知することができます。これにより、対応漏れや遅延を防ぎます。
- プロセス管理と通知の連携: 申請・承認プロセスなどで、ステータスが変更された際に次の担当者へ自動で通知が飛ぶように設定します。これにより、プロセスがスムーズに流れ、停滞を防ぐことができます。
通知設定は、便利である反面、設定を誤るとユーザーにとってノイズとなり、かえってkintone利用の妨げになる可能性もあります。アプリの特性やユーザーの役割に応じて、適切な通知設定を検討・推奨することが求められます。
社内勉強会や活用事例共有会の開催
ユーザーのスキルアップとモチベーション向上には、集合研修や情報共有の場が効果的です。
- 初心者向け基本操作研修: 新入社員やkintoneを初めて使うユーザー向けに、基本的な操作方法（レコード登録、コメント、通知確認など）をレクチャーする場を設けます。
- アプリ作成体験ワークショップ: よりkintoneを使いこなしたいユーザー向けに、実際に簡単なアプリを作成してみるワークショップを開催します。ノーコードでアプリが作れる手軽さを体験してもらうことで、現場での自発的な業務改善を促します。
- 活用事例共有会: 各部署でkintoneをどのように活用し、どのような効果が出ているかを発表し合う場を設けます。成功事例だけでなく、失敗談や苦労した点なども共有することで、実践的な学びが得られます。優れた活用をしている部署や個人を表彰する制度なども、モチベーション向上につながります。
これらのイベントは、管理者が主体となって企画・運営することもできますが、各部門のキーマンに協力を仰いだり、ユーザーコミュニティのような形で自発的に開催されたりする流れを作れると、より持続的な活動になります。
部門キーマンの育成と連携
管理者一人で全社のkintone活用を推進するには限界があります。各部門にkintone活用をリードする「キーマン（推進担当者）」を育成し、連携体制を築くことが非常に重要です。
- キーマンの選定: 各部門から、kintoneに関心が高く、ITリテラシーがあり、周囲を巻き込む力のある人材を選定します。
- キーマンへの権限移譲と教育: 選定したキーマンには、アプリ作成権限や、所属部門内のアプリ管理権限などを一部移譲します。併せて、アプリ作成のベストプラクティス、運用ルール、管理者としての心構えなどを教育します。
- 定期的な情報交換会: 管理者と各部門のキーマンが集まり、kintoneに関する情報交換（各部門での活用状況、困りごと、要望、アップデート情報共有など）を行う場を定期的に設けます。これにより、管理者と現場の連携が密になり、より実態に即した運用改善や活用促進策を検討できます。
キーマンは、管理者と現場ユーザーとの橋渡し役となり、部門内でのkintone活用を具体的に推進する役割を担います。彼らの存在は、管理者の負荷軽減と活用促進の両面に大きく貢献します。
プラグインや連携サービスの活用提案
標準機能だけでは実現できない要件や、さらなる効率化・高度化のニーズに対しては、プラグインや連携サービスの活用を検討・提案することも、管理者の重要な役割です。
- ニーズに合ったプラグインの紹介: ユーザーからの要望や、管理者が発見した業務課題に対して、解決策となりうるプラグインを調査し、紹介します。導入前に十分な検証を行い、メリット・デメリットを説明した上で、利用を判断してもらうようにしましょう。
- API連携による自動化・高度化の提案: 定型的なデータ入力作業の自動化、基幹システムとのデータ連携など、APIを活用することで実現できる高度な業務改善の可能性を示唆します。必ずしも管理者が開発する必要はなく、専門の開発パートナーに相談することも含めて提案します。
- 連携サービスの活用: kintoneと連携可能な様々なクラウドサービス（例：電子契約サービス、帳票出力サービス、BIツールなど）を紹介し、業務プロセス全体の最適化を支援します。
ただし、プラグインや連携サービスの導入は、コスト増や管理対象の増加にもつながります。費用対効果や運用保守体制を十分に考慮し、計画的に導入を進めることが重要です。
これらの「攻め」の施策を通じて、ユーザーのkintoneリテラシーを高め、自走化を支援することで、kintoneは単なる業務アプリ基盤から、全社的な業務改善・DX推進プラットフォームへと進化していきます。
管理者自身のスキルアップと情報収集
kintoneの運用負荷を軽減し、活用を効果的に促進するためには、管理者自身のスキルアップと最新情報のキャッチアップが欠かせません。kintoneは進化の速いクラウドサービスであり、新しい機能やベストプラクティスが次々と登場します。
サイボウズ公式情報の活用
サイボウズ社が提供する公式情報は、最も信頼性が高く、重要な情報源です。
- kintoneヘルプ: 機能の詳細な仕様や設定方法を確認する際の基本となります。検索機能も充実しています。
- アップデート情報: 定期的に行われるアップデートの内容を確実に把握しましょう。新機能の追加だけでなく、仕様変更や廃止予定の機能なども含まれるため、自社の運用への影響を確認する必要があります。
- kintone hive / kintone show case: サイボウズ社が開催するイベントやWebサイトでは、ユーザー企業の詳細な活用事例が多数紹介されています。自社の課題解決や活用促進のヒントが満載です。
- kintone認定資格: kintoneに関する知識やスキルを体系的に証明する認定資格制度です。資格取得を目指す過程で、自身の知識レベルを確認し、不足している部分を補うことができます。「アソシエイト」「アプリデザインスペシャリスト」「カスタマイズスペシャリスト」など、目指すレベルに応じて挑戦してみましょう。
- 開発者向け情報 (developer network): APIやJavaScriptカスタマイズに関する情報は、developer networkで提供されています。高度なカスタマイズや連携を検討する際に参照します。
kintone関連イベント・セミナーへの参加
オンライン・オフラインで開催される様々なイベントやセミナーに参加することも、スキルアップや情報収集に有効です。
- Cybozu Days / kintone hive: サイボウズ社主催の大規模イベントでは、最新情報、ユーザー事例、パートナー企業のソリューションなどが一堂に会します。他のkintoneユーザーや管理者と交流できる貴重な機会でもあります。
- パートナー企業主催セミナー: kintoneの導入支援やプラグイン開発を行っているパートナー企業が、特定のテーマ（例：特定のプラグイン活用法、API連携事例、導入・定着化ノウハウなど）に特化したセミナーを開催しています。専門的な知識を深めるのに役立ちます。
- ユーザーコミュニティ主催勉強会: 地域やテーマに基づいたユーザーコミュニティが、自主的に勉強会や交流会を開催している場合があります。現場目線での実践的な情報交換が期待できます。
他社事例からの学び
自社だけで試行錯誤するだけでなく、他社がどのようにkintoneを活用し、どのような課題を乗り越えてきたかを学ぶことは非常に重要です。
- 導入事例記事の精読: サイボウズ公式サイトやパートナー企業のWebサイトには、多くの導入事例記事が掲載されています。自社と似た業種や課題を持つ企業の事例を参考に、具体的なアプリ構成や運用方法、導入効果などを学びましょう。
- 事例発表イベントへの参加: kintone hiveなどのイベントでは、ユーザー企業自身が登壇し、生の声を聴くことができます。記事だけでは伝わらない、導入の背景や苦労話、成功の秘訣などを直接学ぶことができます。
- SNSやブログでの情報収集: X（旧Twitter）やブログなどで、「kintone」に関する情報を発信しているユーザーや専門家は少なくありません。ハッシュタグ「#kintone」などで検索し、リアルタイムな情報や個人の知見に触れることも有効です。
kintone管理者は、社内のユーザーをサポートする立場であると同時に、自身も学び続ける必要があります。積極的に情報収集を行い、自身のスキルをアップデートし続けることが、結果的に運用負荷の軽減と活用促進につながります。
まとめ
本記事では、kintone管理者の皆様が抱える「運用負荷の軽減」と「社内活用の促進」という二つの重要な課題に対し、具体的なテクニックや考え方を解説してきました。
運用負荷を軽減するためには、まず現状を正確に把握し、ボトルネックを特定することが重要です。その上で、アプリ管理の標準化、ユーザー・アクセス権管理の効率化、問い合わせ対応の仕組み化、適切なガバナンスの導入といった「守り」の効率化策を着実に実行していく必要があります。
同時に、kintoneの価値を最大限に引き出すためには、ユーザーの自走化を促し、利用を拡大する「攻め」の活用促進策が不可欠です。ポータルの戦略的活用、効果的な通知設定、社内勉強会や事例共有会の開催、部門キーマンの育成と連携、そしてプラグインや連携サービスの適切な活用提案などを通じて、ユーザーが主体的に業務改善に取り組める環境を整えていきましょう。
そして、これらの活動を支えるのは、管理者自身の継続的なスキルアップと情報収集です。サイボウズ公式情報やイベント、他社事例などから積極的に学び、常に最新の知識を身につけることが、より効果的なkintone運用と活用推進につながります。
kintone管理者の役割は、単なるシステム管理者ではなく、社内の業務改善やDXを推進するキーパーソンです。運用負荷の軽減と活用促進は、どちらか一方ではなく、両輪としてバランスを取りながら進めていくことが重要です。本記事で紹介したテクニックが、皆様のkintone管理業務の一助となり、より戦略的で価値ある活動に時間を使えるようになることを願っています。継続的な改善を通じて、kintoneを最大限に活用し、組織全体の生産性向上に貢献していきましょう。
