ExcelやPowerPointで図形内の文字が見切れないようにするための設定方法

ExcelやPowerPoint、Wordで図形を使って何か表現をする時に気をつけたいのが、図形内に設定した文字が見切れないようにすることです。図形内の文字の見切れとは、例えば次のようなものをさしています。

吹き出し図形内に設定した文字が全て表示されない例

この例では、吹き出し図形の中にテキストとして「あいうえおかきくけこさしすせそ」という文字を設定しているのですが、途中の文字までしか表示されておらず、文末の文字が見えていません。

このような図形内の文字の見切れですが、Office標準の図形の設定だと必ずと言っていいほど発生します。

だからこそ見切れないようにテキストよりも少し大きめに図形のサイズを調整する必要があるのですが、Officeで図形をたまにしか使わなかったり、多くの図形を使ってプレゼン資料を作っているような場合、この部分への考慮がわりと忘れがちです。

結果、


  • 印刷したら見切れている
  • 編集中は特に問題なかったがスライドショーでは見切れている

といった事が発生し、該当箇所を修正するという一手間が発生します。

そこで今回は、エクセル・ワード・パワーポイントで共通で使える、図形内の文字が見切れないようにする設定方法についてご紹介します。Officeでアプリを開いた後に図形に対して最初にある操作を行えば、後は見切れを気にせずに使用することが出来るようになります。

図形内の文字が見切れる原因とは

まずはじめに、図形内の文字が全て表示されずに見切れるのはなぜか、という点を押さえたいと思います。

見切れる原因はOffice(エクセル・ワード・パワーポイント)のどれでも共通ですが、特に図形の見切れが発生しやすいExcelでの場合を例に解説します。

図形の書式設定を確認すると図形内の文字が見切れる原因が分かる

まず、リボンから「挿入」→「図形」を選び、描きたい図形を置いた後、図形の中に文字を入れます。その後、図形の端を右クリックして「図形の書式設定」を表示します。

図形の端を右クリック後に図形の書式設定を選択

図形の書式設定の中から、「サイズとプロパティ」タブを選び、「テキストボックス」の中の設定を確認します。

図形の書式設定画面

デフォルトでは上記のようになっていますので、これが図形内の文字が見切れる理由に繋がっています。

図形内の文字が見切れて表示される理由

「テキストを図形からはみ出して表示する」にチェックが入っていないため

図形内の文字が見切れないようにする方法

図形の書式設定内の次の項目を設定変更すると、テキストが全て表示されるようになります。

「テキストを図形からはみ出して表示する」は常にチェック状態にする

まず、「テキストを図形からはみ出して表示する」の状態を確認します。

デフォルトはチェック無し(オフ)になっているため、図形内のテキストは図形からはみ出して表示されません。この設定により、図形からはみ出す分の文字列が切れて表示される事になります。

図形内の文字が多い場合、図形からテキストがはみ出して表示されないため便利ではあるのですが、次のような不便さがあります。

はみ出し表示されない設定における不便な点
  • 図形内の全てのテキストが表示されないため、図形の大きさによっては文字が途中で切れてしまう
  • 文字が途中で切れていることに気づきにくい

図形の中に入れた文字が途中まで表示されれば良いというのはレアケースだと思いますので、常に全て表示されるようにしておいたほうが良いです。そこで、「テキストを図形からはみ出して表示する」はチェックを入れて、常にはみ出して表示するようにします。

テキストを図形からはみ出して表示するにチェックを入れる場合

このチェックを入れることで、図形のサイズより文字数が多い場合、テキストが図形からはみ出して表示されてしまうことになります。しかし、それは図形の大きさ(縦・横)が文字に対して小さいと言う事を意味していますので、それは図形を大きくするのか文字サイズを小さくするのかのどちらかの対応をすればよいということです。

テキストを図形からはみ出して表示するにチェックを入れた場合

「図形内でテキストを折り返す」は使いどころを考える

図形内のテキストをはみ出して表示する設定にした後は、「図形内でテキストを折り返す」の設定を確認します。デフォルトはチェックあり(オン)になっているため、図形の横幅に対して文字のほうが長い場合、折り返しされて表示されます。

この機能は便利なのですが、次のようなケースに該当する場合は、折り返し表示しない設定(「図形内でテキストを折り返す」のチェックを外す)にしたほうが良いでしょう。

図形内のテキストを折り返し表示しないほうがよい場合
  • 図形内のテキストが1行分の文字列の場合
  • 上記に該当し、テキストボックスを使用している場合(枠線が透明の図形を使用している場合)

何故かと言うと、上記に該当する図形が入っているドキュメントを印刷したりPDFに変換して保存しようとした際に、画面上の見た目と出力結果の見た目が若干変わるケースがあるためです。

例えば、テキストが図形の横幅ギリギリに表示されるように図形を作って印刷した場合、編集中は全てのテキストが表示されますが、印刷してみると図形内に全て納まらずに枠外に文字が表示されます。

編集時と印刷時の図形内のテキストの表示の違い

これは「図形内でテキストを折り返す」のチェックがオンになっていて、かつ、印刷時は図形内の文字が少し大きくなって出力されるためです。この例のように、図形内のテキストが複数行にならないような場合(1行分の場合)は、「図形内でテキストを折り返す」はチェックをオフにしておいたほうが、意図しない折り返し出力がされる心配が無くなります。

合わせて、図形のサイズは図形内のテキストよりも横幅に少し余裕を持って設定するとGoodです。

図形の設定をまとめて行う方法

これらの図形の書式設定を、図形1つ1つに対して行うのは少し手間ですので、まとめて設定するか規定の図形に設定するかのどちらかを行うと手間が軽減されます。

複数の図形に対してまとめて同じ書式設定をする方法

複数の図形に対してまとめて書式設定をしたい場合、

  1. 対象の図形を複数選択する(Ctrlボタンを押しながら図形をクリックすると、複数の図形を選択できます)
  2. 選択した図形の枠線上を右クリックし、図形の書式設定をする

という方法で一括設定が可能です。

図形が多い場合は、次の方法も便利です。

規定の図形として設定する方法

この方法は、図形の規定の書式を変えるという方法です。手順としては次の通りです。

  1. ある形の図形(例えばテキストボックス)の書式設定を行う。
  2. その図形の枠線上を右クリック→「規定のテキストボックスに設定」をクリックする。
    ※「規定のXXXXに設定」の部分は、図形の種類によって変わります。

こうする事で、2つ目のテキストボックスをリボンから作る時は、先ほど設定した書式が入った状態から始める事ができます。1つ1つ書式設定をする事が無いため、手間が省けます。

まとめ

図形内のテキストが見切れないようにする方法をご紹介しました。

特に印刷をする際で図形+テキストを用いている場合、この点を注意しましょう。

Twitterでフォローしよう

おすすめの記事