メールボックス

Googleが提供するメールサービスであるGmailは、法人・個人ともに利用者が多いサービスですね。私も会社でも個人でも両方で使用していますので、生活する上ではなくてはならないものの1つになっています。

さて、メールの送受信にOutlookやThunderbirdといったメーラーをこれまで使用していた場合、Gmailへの移行に伴ってGoogle標準のGmailアプリを使うことになります。Gmailアプリを使用することで、ネットがつながる環境であればGmailアプリでメールが見れるようになるし、移行も今後は必要なくなるしで良いこと尽くしではあるのですが、

メーラーとGmailアプリの違い

に戸惑う部分が多くあるのも事実です。

実際、私の場合もGmailへの移行直後はいかんせん使い方が大きく変わり、とても混乱しました。パソコン操作に慣れていない人にとってはさらにハードルが高いものになると想定されるため、Gmailを使い始める前から「なんとなく使いづらい!」と嫌悪感が出てしまう可能性もあります。

高いハードルとなる要因の一つが、メールのフォルダ分け設定です。Gmailの場合はフィルタによるラベル分けといいますが、この設定方法が初見ではわかりづらい!フォルダとラベルの違いも相まって、ラベルを使ったメールの分類を使っていないという人もちらほら見かけます。

そこで今回は、Gmailでのメールのフォルダ分け(ラベル付けとフィルタによる分類)について、設定方法をご紹介します。受信トレイに未読メールが溜まっているような場合、適切にフィルタでラベル分けをすることで重要なメールを探しやすく、見落としにくくすることができます。

Gmailにおけるフォルダ分けとは?

まずGmailの場合、メールをフォルダに振り分ける作業を、フォルダ分けとは言いません。ラベル付けという作業を行います。ラベルを付けて条件ごとにフィルタで分類することで疑似的にフォルダ分けされているように見せることができます。

フォルダとラベルの違い

フォルダとラベルの違いのイメージ

フォルダ:箱のイメージ

ラベル:付箋やタグのようなイメージ

フォルダとラベルの違い

メーラーで利用できるフォルダ分けですが、これは色々な箱にメールを分類するようなものなので簡単にイメージが想像できるかと思います。ある箱にメールを入れたら、ほかの箱にはメールが入っていません。

一方、Gmailで利用できるのはラベルです。ラベルは付箋のようなものなので、メールに色違いの付箋がついているようなイメージです。1つのメールに複数の付箋を貼っておくことができます。 赤と青の付箋がついているメールの場合、例えば「赤の付箋」「青の付箋」のような条件で検索をすると、それぞれの条件にヒットします。

フォルダ指定での表示:フォルダ内のメールを表示
ラベル指定での表示:ある付箋がついたメールを検索して表示

このフォルダとラベルの違いを理解することがGmailを使用する上では重要です。Gmailではフォルダの概念が無く、代わりにラベル付けてメールの絞り込みの際に条件として使用しますので、この点をまずは覚えておきましょう!

ラベルはフォルダと同じように階層付けて定義することができます。

フォルダとラベルの違い

Gmailの場合はメールに目印(ラベル)をつけておける、という点を押さえておきましょう。

Gmailでの自動振り分けはフィルタ機能を利用する

メーラの場合、受信したメールを事前に定義したフォルダに自動的に振り分ける作業を「仕訳ルールの作成」「自動振り分け設定」と言ったりしますが、Gmailの場合はフィルタの作成にてその定義を行います。

フィルタを作成することで、「ある条件に該当するメールにXXXラベルを付ける」といったことができるようになります。ラベルがつけられたメールはそのラベルで絞り込めますので、これがこれまでのフォルダ分けと同じ扱いとなります。

フィルタを作成しない場合、メール1つ1つについてラベルを付けるという作業を手で行う必要が出てくるため、とても非効率です。Gmailを使用する場合はぜひフィルタ機能を使用してメールに自動的にラベルを付けるようにしましょう。

以下、ラベルとフィルタを利用したメールの分類手順を説明していきます。

ラベルの作成方法

新規ラベルの作成手順

まず、これまでのフォルダに当たるものとして、Gmailではラベルを作成します。

ラベルは階層的に作ることも可能ですので、まずはラベル構成を検討します。どのような構成にするかは個人個人の色が出ますので、自分が管理しやすいと思えるような構成を考えます。

ラベル構成を決めたら、それに沿ってラベルを定義していきます。

Gmail右上の歯車マークから「設定」をクリックします。

Gmailの設定画面表示手順

「ラベル」タブをクリックし、その中にある「新しいラベルを作成」ボタンをクリックします。

Gmail設定画面からの新しいラベル作成ボタン

新しいラベルを入力するダイアログが表示されますので、「新しいラベル名を入力してください」の部分にラベル名を入力し、作成ボタンをクリックします。

新しいラベル作成ダイアログ

補足

「次のラベルの下位にネスト」にチェックを入れると、上位のラベルを指定できるようになります。ラベルを階層的に作りたい場合はチェックを入れて作るとよいでしょう。

※ここで設定しなくても、後でラベルの構成は変更可能です

以上でラベルの新規作成は完了です。Gmail画面左側に作成したラベルが表示されるようになります。

ラベル作成後のGmail左側のリスト表示

ラベル名のヒント

ラベルは名称の順で自動ソートされて並びますので、自分が見たい順に並ばないかもしれません。そのような場合、ソートのキーとなる番号をラベルの先頭につけるとよいでしょう。

(例)先頭に「10_xxxx」「20_YYYY」のように番号をつける

※数字を先頭につける場合、桁数は合わせましょう。例えば1、2、3、4と連番を振るような場合、「01」「02」「03」「04」のようにします。何桁表示にするかは、作成するラベル数を考慮して決めましょう。

サブラベルの作成手順

作成したラベルの下位にラベルを追加することが可能です。

サブラベルを追加したい上位のラベルにカーソルを合わせて表示される「・・・」から「サブラベルを追加」をクリックします。

Gmailのサブラベル追加方法

新しいラベル作成のダイアログが表示されるため、ラベル名を入れて作成ボタンをクリックします。

Gmailのサブラベル追加ダイアログ

以上で完了です。

ラベルの名称変更・階層の変更

作成済みのラベルに対して名称の変更やラベル階層の変更も可能です。

名称を変えたいラベルにカーソルを合わせて表示される「・・・」から「編集」をクリックします。

Gmailのラベル名の変更方法

ラベルを編集する画面が表示されますので、ラベル名を変えたい場合は「ラベル名:」部分の名称を変更します。階層を変えたい場合は「次のラベルの下位にネスト」をクリックして上位ラベルを選択するか、逆に「次のラベルの下位にネスト」を外してトップ階層のラベルとして作成するかを指定します。

Gmailのラベル編集ダイアログ

ラベル名の編集と階層の変更は上記の通り、同じ画面で行えます。

ラベルの色付け

作成したラベルには色を付けることができます。色がついているとパッと見てどれが重要なのかもわかりやすくなりますので、必要に応じて設定しましょう。

ここでは「99.メルマガ」とつけているラベルの色を変更する手順で紹介します。

まず、「99.メルマガ」にカーソルを合わせると・・・表示が出てくるのでクリックします。するとサブリストが表示されますので、その中から「ラベルの色」を選択すると色選択ができますので、ここから好きな色を選びます。

Gmailラベルの色付け方法

すると、次のように変更確認ダイアログが表示されます。単一ラベルのみ色を変えるのか、下位ラベルも含めて色付けするのかを選択できますので、好きなほうを指定して「色を設定」ボタンをクリックします。

設定後はラベルの左側のマークが選択した色に変わります。

ラベルへの色付け後の表示

自分の中で色に意味合いを持たせておけば、色だけですぐ判断できるようになるので便利ですよ!

フィルタによる自動メール振り分け方法

フィルタの作成手順

メールを自動振り分けするにはフィルタを作成します。少し作成方法にクセがありますので、次に紹介する手順を参考にしてみてください。

まず、Gmailの検索窓の右端の▼ボタンをクリックし、条件指定画面を表示します。

Gmailの検索条件指定画面

まずここに抽出したいメールの条件を入れて、検索ボタンをクリックします。検索結果が表示されますので、自分が絞り込みたいメールのみ一覧表示されているかを確認します。違う場合は検索窓の▼ボタンから条件を変えて再度検索し、自分の意図するメールが検索対象となっているかを確認します。

ポイント

フィルタの条件は後からも編集できますが少しめんどくさいため、この段階で指定した条件が自分の意図するメールを検索できるものなのかを確認します。

条件が問題なければ、再度検索窓の▼ボタンで条件指定画面を開き、「フィルタを作成」をクリックします。

Gmail検索窓のフィルタを作成ボタン

すると次のようなフィルタ作成画面が表示されます。ここに該当する条件のメールが届いた場合にどんな動きをさせるかを定義します。

Gmailのフィルタ作成画面

設定項目が多い感じに見えますが、メールの振り分けを行う場合は次の3項目を必須項目として、それ以外は任意項目として設定するとよいと思います。設定後に「フィルタを作成」を行えば完了です。

Gmailフィルタ設定時の必須項目

受信トレイをスキップ(アーカイブする)

ここにチェックを入れます。チェックを入れることで、「受信トレイ」にメールが表示されなくなります。私の場合は受信トレイにメールが入らないようにしておきたいほうなので、ここは必ず設定するようにしています。

※この設定をすることで、受信トレイにメールが入る=フォルダ分けされていないという判断につながります。

ラベルをつける

ここにチェックを入れて、ラベルをリストから選択します。この設定をすることで、条件に一致するメールに対して自動的に選択したラベルがつけられるようになります。ラベル付けをすることで、Gmail左側のラベル一覧からメールが見れるようになります。フォルダ分けと同じ位置づけですね。

一致するスレッドにもフィルタを適用する

ここにも必ずチェックをします。このチェックをすることで、過去に受信したメールに対しても条件に一致するものにラベル付けが行われます。逆にチェックをしないと過去分にはラベルがついていない状態となります。

フィルタ条件の変更手順

作成したフィルタはGmailの設定画面から変更可能です。Gmailの設定画面で「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックし、変更したいフィルタに対して編集・削除のリンクをクリックします。

Gmailフィルタの設定変更画面

設定方法は先述の通りです。

まとめ

Gmailでメールをフォルダ分け(ラベル&フィルタ定義)する方法をご紹介しました。

受信トレイにすべてのメールが入っているような場合、ラベル付けをすることでメールを整理することができますので、フィルタと一緒に活用してメールを自動振り分けするようにしましょう!

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