Microsft Word（以下ワード）で文書を作る際に、表を挿入したいことがよく発生します。
ワードに用意されている表を用いて作る方法が一般的ですが、表の元データがエクセルで既に作成済みのような場合、そのデータをそのまま使いたいですよね。
ただ、エクセルの表をそのままワードコピペしてしまうと、はみ出してしまったりと思ったように貼り付けられないことが発生します。
じゃあということでワードの表に1セルずつ手入力するのも、元データがエクセルあるのにやってられません。
表のデータが多いならばなおさらです。
そこで今回は、ワードへエクセル表をズレずに張り付ける方法として、大きく3つほどご紹介します。
この方法を覚えておけば、エクセルからワードへの表の貼り付けを自分の思った通りに実現することができます。
この記事の目次
エクセル表をワードにコピペした際によく起こる現象
なぜこのテーマで記事を書こうかと思ったかというと、エクセルで作成した表をコピーしてワードに張り付けした際に、ズレて張り付けられてしまうからです。
具体的には次のような現象です。
まず、エクセルで表を作り、ワードへ貼り付けたい部分をコピーします。
次に、ワードの挿入したい部分にカーソルを合わせて張り付けしますが、大抵こうなります。
このように
ワードの余白からはみ出してエクセル表が貼り付けされる
という現象が発生します。
どうせならワードの余白に合わせて表が張り付けられてくれれば便利なのですが、実際やってみるとそうはならないのです。
この現象については、誰しも一度は発生したことがあるのではないでしょうか？
エクセル表をワードに張り付ける方法
上記のように、単純にエクセルからワードに張り付けすると、うまく表を張り付けることができません。
そのため、エクセル表を自分の思った通りにワードに張り付けるには、少々工夫する必要が出てきます。
ここではその方法として次の3つを紹介します。
- 図として張り付ける（一押し！）
- 表のレイアウトを調整する
- 表にデータを張り付ける
特徴をまとめるとこのような感じです。
| 図として貼り付け | 表のレイアウト調整 | 表にデータを張り付け | |
|---|---|---|---|
| 簡単さ | ◎ | 〇 | △ |
| 表内のデータ編集 | × | 〇 | 〇 |
次からは操作方法の詳細を解説していきます。
図として張り付ける
1つ目が表を図として張り付ける方法です。
エクセル表をコピーしてワードに張り付ける際に、右クリック→貼り付けのオプションの中から「図」を選択します。
すると、元のエクセル表が図として貼り付けされます。
ワード上で文字を編集をすることはできませんが、元のエクセル表そのままの見た目の形で張り付けることができます。
画像が余白にはみ出すこともないので、文字サイズを変えたりする必要はありません。簡単ですね。
この、図として貼り付けする方法が私としては一押しです。
エクセル表をワードにコピペする際に「図として貼り付け」をすればよいのですが、他の方法でも可能です。
例えば、エクセルの表部分を画像キャプチャーするという方法です。
キャプチャー後は先述の通りワードに張り付ければOKです。
表のレイアウトを調整する
2つ目の方法が、表のレイアウトを調整する方法です。
エクセル表をコピーしてワードに張り付けした際に、次のように余白に表がはみ出してしまった場合、レイアウトの調整を行うことで用紙に収めることができます。
張り付けられた表をクリックした状態で、リボン→レイアウト→自動調整→ウィンドウサイズに合わせる を選択します。
すると、ワードの余白からはみ出していた部分がはみ出さずに表示されるようになります。
ただ、このままだと変な位置で折り返しされているため、表示がイマイチですよね。
そのような場合、まずはフォントサイズを小さくして調整してあげれば、大抵は見やすくなります。
表にデータを張り付ける
3つ目の方法が、表にデータを張り付けるという方法です。
具体的には、ワードで表を作成したうえで、その表に対してエクセル表のデータを張り付けする、ということを行います。
まず、ワードに表を作ります。
リボンから挿入→表→表の挿入をクリックします。
すると表の挿入ダイアログが表示されますので、列数と行数を設定してOKボタンをクリックします。
ここでは、エクセル表の列数はA～Eの5つ、行数はヘッダーを合わせて12つなので、そのように設定しています。
するとワードに空の表が挿入されます。
エクセルでセルをコピーした後、この表のセル部分を全て選択した状態にして
貼り付けを行います。すると次のように貼り付けされます。
先頭のヘッダー行の色がうまく貼り付けされていなかったり、文字が大きくて見づらくなっている可能性がありますので、そのような場合は表の一番右下に表示されているCtrlから貼り付け時の書式を設定します。
「セルの上書き」（上記だと右から2つ目のアイコン）を選ぶとセルの色や枠線がExcelと同じように設定されます。
あとは文字サイズを調整すれば完了です。
図として張り付けた場合の調整方法
エクセルの表部分をコピペしてワードに図として張り付ける場合、
- もう少し表の上部分に余白をつけたい
- 列の幅をもう少し小さくしたい
といったことが発生します。
表を図として張り付けているため、これらは図を直そうと思ってもできません。
そのため、このような調整は表の元データであるエクセル側で行います。
余白の調整
表の上下左右について、もう少し余白を作りたい場合、エクセル側で余白用の行と列を追加します。
例えば次のようにA1～E12までの表をワードに張り付けしたいとします。
余白を作りたい場合、次のように行と列を追加します
あとは、余白部分を含めて画像をコピーします。（A1セル～G14セル部分）
するとこのようになります。
余白が入った形で画像が張り付けられましたが、余白部分のセルに枠線が付いているため見た目がよろしくありません。
そこで再度エクセルに戻り、リボン→ページレイアウト→枠線の中にある表示のチェックをオフにします。
すると、エクセルの枠線が消えて背景が白になります。
この状態で再度コピーしてワードに図として張り付ければ、余白ありの状態で意図した通りに張り付けることができます。
サイズの調整
ワードに張り付けた図を拡大したり縮小したりする場合は、図をクリックした際に表示される〇部分をドラッグ＆ドロップして行います。
縦横比を変えずに拡大・縮小する場合は、各頂点の〇部分をクリックして動かします。
各頂点以外で調整すると縦横比が崩れるので、基本は各頂点で大きさを調整し、それ以外の〇で微調整するとうまくいくと思います。
この方法で自分の意図するように表示を調整できない場合は、元のエクセル表でセルの幅を調整してあげるとよいでしょう。
まとめ
エクセル表をワードに張り付ける方法として3つご紹介しました。
ワードに表機能が用意されていますが、元データがエクセルにあるような場合、エクセルの表を画像として張り付けるのが一番手っ取り早くてレイアウト調整も少なく済みますので便利だと思います。
Wordは文書を書くツールなので、表やグラフはファイルで作成されていることが多いです。そのため、図として張り付けるという方法を是非覚えておきましょう。
